Deklaracja VAT-26 i ewidencja przebiegu – dla aut firmowych z 100% VAT

Od 1 kwietnia 2014 r. przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się wykorzystywać samochód wyłącznie do celów firmowych (prawo do pełnego odliczenia - 100% VAT), zobowiązani są do złożenia deklaracji VAT-26. Obowiązkowo muszą oni również prowadzić ewidencję przejechanych kilometrów.

Odliczenie 100% VAT to spora szansa dla tych przedsiębiorców, którzy dotychczas nie mieli możliwości odliczać całości VAT od nabycia samochodów osobowych. Prawo takie wiąże się jednak w ich przypadku z obowiązkami - prowadzenia ewidencji przebiegu oraz zgłoszenia pojazdu jako wykorzystywanego wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej. Za błędy w tym zakresie lub za brak aktualizacji dokonanych zgłoszeń podatnikowi grożą kary pieniężne.

Kto składa deklarację VAT-26 

Druk składany musi być przez podatników, którzy do działalności gospodarczej wykorzystują pojazdy samochodowe o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 T – i to zarówno samochody osobowe, jak i zarejestrowane jako pojazdy ciężarowe.
Przy braku zgłoszenia pojazdy na druku VAT-26 uznaje się go za wykorzystywany do działalności mieszanej – a zatem uprawniające do odliczenia nie więcej niż 50% podatku VAT z tytułu zakupu, najmu, dzierżawy, leasingu pojazdu oraz 50% kosztów związanych z korzystaniem z pojazdu.
Obowiązek złożenia druku VAT-26 nie dotyczy pojazdów wykorzystywanych w trybie "mieszanym" tj. działalność gospodarcza i prywatnie.

Pełne odliczenie 100% VAT – bez wniosku VAT-26

Obowiązek zgłoszenia na deklaracji VAT-26 i prowadzenia ewidencji przejechanych kilometrów, mimo prawa do pełnego odliczenia VAT (100% podatku VAT zawartego w cenie nabywanego/najmowanego/leasingowanego auta) nie dotyczy:

  • Pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5t
  • Konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą,
  • Konstrukcyjnie przeznaczonych dla celów działalności gospodarczej:
    • Inne niż osobowe, mające jeden rząd siedzeń oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
      • Klasyfikowane na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym dla podrodzaju wielozadaniowy, van,
      • Z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków
    • Inne niż osobowe, posiadające kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń oraz nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
  • Pojazdy specjalne, spełniające kryteria klasyfikowania ich do następujących przeznaczeń (oraz z dokumentów pojazdu wynika, że jest to pojazd specjalny):
    • Agregat elektryczny/spawalniczy,
    • Do prac wiertniczych,
    • Koparka, koparko – spycharka,
    • Ładowarka,
    • Podnośnik do prac konserwacyjno – montażowych,
    • Żuraw samochodowy.
  • Bankowóz typu A i B oraz pojazd pogrzebowy - jeżeli mają jeden rząd siedzeń albo ich dopuszczalna masa całkowita jest większa niż 3 tony,
  • Pojazdów przeznaczonych wyłącznie do odsprzedaży, sprzedaży (w przypadku ich wytworzenia), oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu – przy czym jest to przedmiot działalności gospodarczej podatnika,

WNIOSEK: wyłącznie powyższe pojazdy uprawniają do pełnego odliczenia podatku VAT.
Pozostałe pojazdy korzystają z odliczenia 50% VAT, chyba, że ich użytkownik:

a) złoży druk deklaracji VAT-26,
b) będzie dla pojazdu prowadził ewidencję przebiegu pojazdu.

Dodatkowo – w przypadku części pojazdów z 50% prawem odliczenia, do czerwca 2015 r. nie będzie możliwości odliczać podatku VAT od paliwa silnikowego, oleju napędowego lub gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów. Decydujące będą w tym zakresie ilość miejsc siedzących oraz dopuszczalna ładowność pojazdu. 

Termin składania druku deklaracji VAT-26

Druk VAT-26 należy złożyć nie później niż w terminie 7 dni licząc od dnia, w którym poniesiony zostanie pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami. W przypadku niezłożenia tego druku uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany do działalności mieszanej – prywatnej i opodatkowanej, a w konsekwencji nie ma prawa odliczenia pełnego VAT, a jedynie 50%.

Druk VAT-26 składa się również w przypadku jego aktualizacji – celem wskazania zmiany wykorzystania pojazdu dla celów mieszanych lub wyłącznie dla celów prywatnych. Druk ten należy wówczas złożyć najpóźniej przed dniem, w której podatnik dokonuje zmiany przeznaczenia pojazdu.

Zmiana przeznaczenia pojazdu - złóż VAT-26 ponownie

Jeżeli zdecydujesz się, by auto przeznaczone wyłącznie dla celów firmowych użytkować prywatnie - lub po prostu nie będziesz chciał już - mimo dalszego korzystania z niego wyłącznie dla celów służbowych - prowadzić ewidencji i odliczać 100% VAT, a jedynie 50%, musisz złożyć ponownie druk VAT-26, tym razem aktualizujący. Druk ten należy wówczas złożyć najpóźniej przed dniem, w której podatnik dokonuje zmiany przeznaczenia pojazdu. Teoretycznie opóźnienie w tym przypadku nie spowoduje konsekwencji karnych, jeśli złożysz go kilka dni później, a kontrola nie zostanie jeszcze w tym zakresie podjęta. 

Ewidencja przejechanych kilometrów dla aut zgłoszonych na VAT-26

Odliczenie pełnego VAT od ceny pojazdów (rat leasingu, najmu) oraz od wydatków na ich eksploatację wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu oraz udowodnienia, że sposób ich wykorzystywania, zwłaszcza w ustalonych zasadach użytkowania, wyklucza ich użytkowanie dla celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (prywatnie)- pobierz druk ewidencji.
Ewidencji nie trzeba prowadzić jedynie przy pojazdach wymienionych powyżej, co do których nie ma obowiązku składania druku VAT-26.

Ewidencja prowadzona jest od dnia rozpoczęcia wykorzystywania samochodu w działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania pojazdu wyłącznie do tej działalności.
Ewidencja musi zawierać:

a) numer rejestracyjny,
b) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
c) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
d) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Ewidencja powinna zawierać wpisy dotyczące każdej jazdy pojazdem. W przypadku gdy pojazdu używa prowadzący działalność lub pracownik, wpisu w ewidencji dokonują oni samodzielnie, wskazując:

a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd – dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem.

Na koniec okresu rozliczeniowego wpisy muszą zostać potwierdzone przez podatnika – przedsiębiorcę (osobę upoważnioną) w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej. Wydaje się wystarczający jeden zbiorczy podpis – poświadczenie dotyczące całego okresu rozliczeniowego.

Jeżeli podatnik sam wykorzystuje pojazd poświadczenie autentyczności nie jest wymagane.

W przypadku udostępnienia pojazdu osobie niebędącej pracownikiem podatnika wpis dokonywany jest przez osobę udostepniającą pojazd (a nie przez kierującego) i zawierać musi:

a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel udostępnienia pojazdu,
c) stan licznika na dzień udostępnienia,
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) stan licznika na dzień zwrotu,
f) imię i nazwisko osoby, której pojazd jest udostępniany. 

Kary za brak ewidencji i brak druku VAT-26

Za błędy w zgłoszeniach przewidziane są kary finansowe. Brak informacji o wykorzystywaniu pojazdów wyłącznie dla celów firmowych (i odliczanie pełnego VAT w przypadku pojazdów, które takiemu zgłoszeniu podlegają) albo złożenie jej po terminie lub podanie danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym i łącznie z tym dokonanie odliczenia podatku niezgodnie z przepisami ustawy o VAT skutkuje odpowiedzialnością karną o wartości nie niższej niż 560 zł (wartość uzależniona od kwoty minimalnego wynagrodzenia). W przypadku mniejszej wagi - co uzależnione jest od oceny organu i sądu - kara nie może być mniejsza niż 168 zł. Uchylić można się od powyższej odpowiedzialności, gdy informacja zgłoszona zostanie po terminie, jeżeli złożenie tej informacji nastąpiło przed dniem:

  • rozpoczęcia czynności sprawdzających w zakresie podatku od towarów i usług;
  • doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej lub postępowania kontrolnego w ramach kontroli skarbowej w zakresie podatku od towarów i usług, a w przypadku gdy nie stosuje się zawiadomienia - przed dniem wszczęcia takiej kontroli lub postępowania;
  • wszczęcia postępowania podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług.

Należy pamiętać, że opóźnienie skutkuje również brakiem prawa odliczenia VAT za okres przed złożeniem druku VAT-26. Podatnicy, którzy spóźnią się z drukiem, muszą zatem skorygować deklaracje VAT za okres, w którym korzystali z samochodu i odliczali 100% VAT bez złożonego druku VAT-26.

Dodatkowo, za brak ewidencji przebiegu podatnik ponosi taką odpowiedzialność, jak za nieprowadzenie ksiąg podatkowych.