Deklaracja VAT - obowiązek podatkowy

Prawidłowe wypełnienie deklaracji VAT-7 (VAT-7K, VAT-7D) zależy od tego, czy właściwie ustalony został obowiązek podatkowy z tytułu każdej z transakcji, które składający ją podmiot wykonał w danym okresie rozliczeniowym, za który deklaracja jest składana.

Nie faktura lecz czynność, zasada ogólna ujmowania czynności w deklaracji VAT

W przypadku deklaracji składanych za okresy rozliczeniowe roku 2014 i za okresy następne obowiązuje zasada, że:

  • decydującą datą jest data wydania towaru lub wykonania usługi; nie ma znaczenia w jakim okresie wystawiana jest faktura VAT z tytułu dokonania transakcji,
  • w przypadku transakcji oddawanych częściowo, w stosunku do których to części ustalane są płatności, a części są gospodarczo rozerwalne – każda cześć powoduje powstanie obowiązku podatkowego,
  • w przypadku usług wykonywanych przez okres dłuższy niż rok, dla których w danym roku nie występuje płatność w trakcie roku, usługę uznaje się za wykonaną z końcem każdego roku świadczenia usługi w części przypadającej na ten rok,
  • z tytułu zapłaty zaliczek, zadatków, rat dokonanych przed datą wydania towaru lub wykonania usługi, obowiązek podatkowy przypada w okresie otrzymania tej płatności.

Powyższe zasady stanowią regułę ogólną, posiadającą szereg wyjątków, o których mowa poniżej.

Ujęcie w VAT-7 transakcji w dacie uzyskania całości lub części zapłaty – transakcje

W tych wyjątkowych kilku przypadkach o ujęciu usługi w deklaracji VAT (powstaniu obowiązku podatkowego z tego tytułu) decydować będzie data uzyskania całości lub części zapłaty za nią. Nie ma znaczenia, czy zapłata nastąpi przed czy po usłudze, oraz czy następować będzie w systemie zaliczkowym, czy też w całości po wykonaniu usługi. W tych przypadkach termin uzyskania płatności zawsze będzie decydującym, nawet jeśli płatność została dokonana po zakończeniu terminu płatności wyznaczonym przez wierzyciela.

Do transakcji, dla których termin płatności decyduje o ujęciu ich w deklaracji VAT-7 należą:

  • wydanie towarów przez komitenta – komisantowi na podstawie umowy komisu,
  • przeniesienie z nakazu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu własności towarów w zamian za odszkodowanie,
  • dokonywanej w trybie egzekucji dostawy towarów,
  • świadczenia na podstawie zlecenia sądów powszechnych, administracyjnych, wojskowych lub prokuratury usług związanych z postępowaniem sądowym lub przygotowawczym,
  • świadczenia usług finansowych zwolnionych z podatku:
    • usługi ubezpieczeniowe, usługi reasekuracyjne i usługi pośrednictwa w świadczeniu usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych, a także usługi świadczone przez ubezpieczającego w zakresie zawieranych przez niego umów ubezpieczenia na cudzy rachunek, z wyłączeniem zbywania praw nabytych w związku z wykonywaniem umów ubezpieczenia i umów reasekuracji;
    • usługi udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych oraz usługi pośrednictwa w świadczeniu usług udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych, a także zarządzanie kredytami lub pożyczkami pieniężnymi przez kredytodawcę lub pożyczkodawcę;
    • usługi w zakresie udzielania poręczeń, gwarancji i wszelkich innych zabezpieczeń transakcji finansowych i ubezpieczeniowych oraz usługi pośrednictwa w świadczeniu tych usług, a także zarządzanie gwarancjami kredytowymi przez kredytodawcę lub pożyczkodawcę;
    • usługi w zakresie depozytów środków pieniężnych, prowadzenia rachunków pieniężnych, wszelkiego rodzaju transakcji płatniczych, przekazów i transferów pieniężnych, długów, czeków i weksli oraz usługi pośrednictwa w świadczeniu tych usług;
    • usługi, w tym także usługi pośrednictwa, których przedmiotem są udziały w:
      • spółkach,
      • innych niż spółki podmiotach, jeżeli mają one osobowość prawną
        • z wyłączeniem usług przechowywania tych udziałów i zarządzania nimi;
    • usługi, których przedmiotem są instrumenty finansowe, o których mowa w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (Dz. U. z 2010 r. Nr 211, poz. 1384 oraz z 2011 r. Nr 106, poz. 622 i Nr 131, poz. 763), z wyłączeniem przechowywania tych instrumentów i zarządzania nimi, oraz usługi pośrednictwa w tym zakresie.

Transakcje w dacie uzyskania całości lub części zapłaty – dotacje

Podobnie jak w przypadku wcześniej wskazanych czynności, również otrzymanie całości lub części dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze generuje obowiązek podatkowy w podatku VAT dopiero okresie otrzymania płatności. Odpowiednio powinno stosować się zasadę, że część tej kwoty powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części.

Transakcje w VAT-7 w dacie wystawienia faktury – dla których zaliczka przyspieszy ich wykazanie

Istnieje grupa transakcji, dla których nie data ich dokonania, lecz termin wystawienia faktury będzie decydującym dla powstania obowiązku podatkowego. Od 2014 r. w ich przypadku fakturę należy wystawiać zarówno w związku z dokonaniem usługi (wydaniem towaru), jak i uzyskaniem całości lub części zapłaty (zaliczka, zadatek, rata), przed dniem wykonania takiej czynności. Płatność otrzymana po dniu wydania towaru nie powoduje obowiązku wystawienia faktury dla takiej płatności – należy wówczas wystawić fakturę w związku z dostawą towaru lub wykonaniem usługi.

Jako że faktura dotycząca takich czynności może być wystawiona nawet 30 dni przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi należy uważać, by poprzez sporządzenie tego dokumentu zbyt wcześnie, nie spowodować przyspieszenia obowiązku podatkowego.

Zaliczka otrzymana na poczet dostawy (usługi) spowoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części o tyle, że zmusza do wcześniejszego wystawienia faktury z tego tytułu i w dacie jej wystawienia należy rozpoznać ten obowiązek.

W przypadku niewystawienia faktury w terminie właściwym, obowiązek podatkowy powstaje w ostatnim dniu, w którym należało wystawić fakturę.
Do czynności, w przypadku których decydująca, dla ujęcia w VAT-7 (VAT-7K, VAT-7D), jest data wystawienia faktury, a zaliczka wpływa na przyspieszenie obowiązku podatkowego, należą:

  • świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
  • dostawy książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1),
  • czynności polegających na drukowaniu książek (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;

Transakcje w VAT-7 w dacie wystawienia faktury – dla których zaliczka nie przyspieszy powstania obowiązku podatkowego

W przypadku tej grupy czynności decydującym, dla ich ujęcia w VAT-7, pozostaje data wystawienia faktury, jednak wcześniejsza płatność, dokonana przed, jak i po dostawie towarów, wykonaniu usługi, nie wpływa na przyspieszenie obowiązku podatkowego. W konsekwencji dopiero data wystawienia faktury właściwej jest decydująca i powoduje, że transakcję należy ująć w deklaracji dla celów VAT. Wyjątkowo, jeżeli dla transakcji określono termin płatności, faktura powinna zostać wystawiona nie później, niż z upływem tego terminu płatności (zarówno wskazanego w umowie, jak i na fakturze). Staje się on tym samym terminem powstania obowiązku podatkowego – czyli terminem ujęcia w deklaracji VAT-7.

Zaliczka nie powoduje obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej, jej otrzymanie nie stanowi podstawy do naliczenia podatku VAT.

Powyższe zasady stosuje się w przypadku czynności:

  • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
  • świadczenia usług:
    • telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
    • wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy (usługi komunalne oraz dotyczące czyszczenia, odśnieżania itp.),
    • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
    • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
    • stałej obsługi prawnej i biurowej,
    • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Import towarów

Ująć go należy w okresie powstania długu celnego. Wyjątkiem są transakcje szczególne:

  • przetwarzanie pod kontrolą celną – obowiązek powstaje z chwilą objęcia tą procedurą,
  • tranzyt, skład celny, odprawa czasowa z całkowitym zwolnieniem z należności celnych przywozowych, uszlachetnianie celne w systemie zawieszeń, przeznaczenie celne – wprowadzenie do wolnego obszaru celnego lub składu wolnocłowego - jeżeli od towarów tych pobierane są opłaty wyrównawcze lub opłaty o podobnym charakterze- w powyższych przypadkach obowiązek podatkowy powstaje w okresie objęcia ich opłatami celnymi.