Faktury w 2013

Zmiany przepisów dotyczących faktur powoduje, że od 2013 r., a następnie od 2014 r. możliwe jest stosowanie ułatwień w zakresie wystawiania tych dokumentów księgowych.

Faktury zbiorcze - miesięczne

Od 2013 r. możliwe jest wystawianie jednej faktury dotyczącej wielu dostaw towarów i usług wykonanych w jednym miesiącu. Faktura wystawiona w ten sposób:

  • zostanie wystawiona nie później niż ostatniego dnia danego miesiąca,
  • nie musi dotyczyć wszystkich czynności z danego miesiąca, możliwe jest wystawienie dodatkowo innych faktur w tym miesiącu; na fakturze nie można jednak ujmować transakcji z miesięcy wcześniejszych,
  • nie trzeba ujmować na kilku fakturach zbiorczych odrębnie transakcji, w których przypadku obowiązek podatkowy powstaje w różny sposób (np.  z tytułu usługi budowlanej oraz z tytułu dostawy towarów budowlanych),

Faktury miesięczne biorcze należy odróżnić od faktur wystawianych w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym. Te drugie wystawić można do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży podając na niej wyłącznie miesiąc i rok ich wystawienia.

Od roku 2014 nie wskazuje się na możliwość wystawiania faktur zbiorczych, jednak możliwość ich wystawiania wynika bezpośrednio z nowych zasad fakturowania, z których wynika, że fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługi.

Faktury dla transakcji zwolnionych z podatku oraz opodatkowanych obniżoną stawką VAT

W 2013 r. należy wystawiać faktury VAT dla czynności zwolnionych z podatku. Nie trzeba jednak ani dla nich, ani dla czynności opodatkowanych obniżoną stawką podatku, podawać numeru PKWiU towaru lub usługi.

Od 2014 r. nie trzeba już wystawiać faktur z tytułu czynności zwolnionych z podatku VAT ze względu zarówno na określoną czynność (wymienioną w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT lub art. 85 ust. 1 tej ustawy) lub określony podmiot ją wykonujący (zwolniony ze względu na limit sprzedaży do 150.000 zł). Na żądanie nabywcy podatnik ma jednak nadal obowiązek wystawić taką fakturę w terminie 3 miesięcy następujących po miesiącu wykonania usługi lub wydania towaru:

  • jeżeli żądanie zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym wykonano czynności – fakturę należy wystawić w terminie do 15 dnia następującego miesiąca,
  • jeżeli żądanie zostało zgłoszone w terminie późniejszym – fakturę należy wystawić nie później niż w terminie 15 dni od dnia zgłoszenia tego żądania,

Faktury za paliwo

Ani w 2013 r., ani też w 2014 r. nie ma już obowiązku wykazywania na fakturze VAT numeru rejestracyjnego pojazdu. Nie ma również obowiązku posiadania na tej fakturze numeru pojazdu przy nabyciu paliwa do takiego samochodu, jeżeli podatnik chce odliczyć podatek VAT z tego tytułu.

Faktury uproszczone

W przypadku czynności, dla których ich wartość brutto nie przekracza 450 zł lub 100 euro przy  wyrażeniu transakcji w euro – możliwe jest podawanie wyłącznie uproszczonych danych. Nie podaje się na nich w szczególności danych nabywcy, a jedynie jego numer NIP. Jednocześnie faktur takich nie można wystawiać na rzecz osoby fizycznej nie posiadającej takiego numeru (nie będącego zidentyfikowanym dla celów podatku od towarów i usług lub podatku od wartości dodanej).

Faktura uproszczona powinna zawierać co najmniej:

  • datę wystawienia;
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • Imiona i nazwiska i nazwy podatnika,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • kwotę należności ogółem.

Faktury elektroniczne – bez umowy

Od 2013 r. nie ma już obowiązku wystawiania faktur w formie elektronicznej wyłącznie po zawarciu pisemnej umowy w tym zakresie. Obecnie możliwe jest również wystawianie faktur VAT w formie elektronicznej w przypadku, gdy w dowolnej formie ich wystawianie zostanie zaakceptowane przez kontrahenta, na rzecz którego są wystawiane. Nie jest wskazane, by akceptacja musiała nastąpić uprzednio (przed wystawieniem faktury).

Faktura elektroniczna  może być również korygowana w formie elektronicznej, przy czym potwierdzenie faktu otrzymania przez nabywcę towarów i usług faktury korygującej może być dokonane w dowolnej formie, np. może to być odrębne pisemne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej również w formie elektronicznej lub przesłana zwrotnie kopia podpisanej faktury korygującej. Zatem, żaden przepis nie określa specjalnej formy, w jakiej potwierdzenie odbioru faktury korygującej byłoby wymagane. Istotne jest, aby sprzedawca towarów lub usług dla celów rozliczenia podatku należnego od sprzedaży posiadał informację, z której jednoznacznie wynika, iż nabywca otrzymał fakturę korygującą sprzedaż. 

Przy wystawianiu faktur należy zapewnić autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność treści faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Faktury wewnętrzne

We wszystkich tych transakcjach, dla których do roku 2013 wymagano wystawienia faktury wewnętrznej, od 2013 r. ten obowiązek został uchylony. Jednocześnie faktury takie można nadal wystawiać, ale nie ma już takiego obowiązku.

Faktury unijne

Od 2013 r. nie będzie obowiązku ujmowania na fakturze, w której VAT rozlicza nabywca:

  1. adnotacji, że podatek rozlicza nabywca, lub
  2. wskazania właściwego przepisu ustawy lub dyrektywy, wskazującego, że podatek rozlicza nabywca, lub
  3. oznaczenia "odwrotne obciążenie".

Od 2013 r. w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – na fakturze VAT należy ująć wyrazy "odwrotne obciążenie”.